Giá thiết kế nội thất văn phòng: cách tính và phạm vi hồ sơ

Giá thiết kế nội thất văn phòng không chỉ phụ thuộc vào diện tích. Mức phí còn thay đổi theo hiện trạng mặt bằng, phạm vi hồ sơ, mức độ chi tiết, số phương án cần phát triển, tiến độ và số vòng chỉnh sửa.

Bài viết này chưa niêm yết bảng giá cụ thể vì chưa có dữ liệu hiện hành được doanh nghiệp xác nhận. Thay vào đó, nội dung tập trung giải thích cách tính phí thiết kế nội thất, cấu trúc dự toán và thông tin cần cung cấp để nhận báo giá phù hợp với dự án tại Hà Nội.

Giá thiết kế nội thất văn phòng được tính như thế nào?

Mỗi đơn vị có thể áp dụng một hoặc kết hợp nhiều cách tính phí dưới đây. Trước khi ký hợp đồng, khách hàng nên yêu cầu ghi rõ cơ sở tính, phạm vi diện tích và các khoản chưa bao gồm.

Tính phí theo diện tích thiết kế

Đây là cách tính dựa trên diện tích thực tế cần thiết kế:

Phí thiết kế = Diện tích tính phí × Đơn giá thiết kế + Chi phí bổ sung nếu có

Hai bên cần thống nhất diện tích tính phí là toàn bộ mặt bằng hay chỉ gồm các khu vực được cải tạo. Ví dụ, diện tích thuê có thể bao gồm hành lang kỹ thuật hoặc khu vực giữ nguyên hiện trạng, trong khi diện tích thiết kế thực tế chỉ tính các không gian cần bố trí lại.

Cách tính này phù hợp khi phạm vi mặt bằng tương đối rõ. Tuy nhiên, đơn giá theo diện tích chỉ có ý nghĩa khi đi kèm danh sách hồ sơ bàn giao và số vòng chỉnh sửa.

Tính phí trọn gói theo phạm vi công việc

Đơn vị thiết kế khảo sát yêu cầu và đưa ra một khoản phí cho toàn bộ phạm vi đã thống nhất. Báo giá trọn gói cần mô tả rõ:

• Khu vực được thiết kế.
• Số phương án mặt bằng.
• Số lượng hoặc phạm vi phối cảnh 3D.
• Danh mục bản vẽ kỹ thuật.
• Số vòng chỉnh sửa.
• Thời gian thực hiện.
• Công việc tại công trường nếu có.

Cách tính trọn gói giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách khi đầu bài ổn định. Nếu yêu cầu thay đổi sau khi duyệt phương án, phần phát sinh vẫn cần được xác nhận riêng.

Tính phí theo hạng mục hoặc khu vực

Chi phí được tách theo từng không gian như khu làm việc, phòng họp, phòng giám đốc, quầy lễ tân, pantry hoặc khu tiếp khách. Phương pháp này hữu ích khi doanh nghiệp chỉ cải tạo một phần văn phòng hoặc triển khai theo từng giai đoạn.

Khi so sánh báo giá, cần kiểm tra xem các khu vực dùng chung, hệ thống nhận diện thương hiệu và đồ nội thất đặt riêng đã được tính hay chưa.

Tính phí theo thời gian tư vấn

Một số công việc có thể được tính theo thời gian thực hiện, chẳng hạn tư vấn bố trí mặt bằng, rà soát hồ sơ hoặc hỗ trợ lựa chọn vật liệu. Cách tính này phù hợp với nhiệm vụ tư vấn có giới hạn rõ, nhưng cần quy định cách ghi nhận thời gian và sản phẩm bàn giao.

Tính theo tỷ lệ ngân sách thi công

Phí thiết kế cũng có thể được xác định theo tỷ lệ của ngân sách thi công dự kiến. Nếu sử dụng phương pháp này, hai bên phải làm rõ ngân sách cơ sở gồm những hạng mục nào và cách điều chỉnh phí khi tổng mức đầu tư thay đổi.

Phạm vi công việc thường có trong báo giá thiết kế

Một báo giá thiết kế nội thất văn phòng chỉ nên được đánh giá sau khi đã đối chiếu phạm vi hồ sơ. Tùy dự án, gói thiết kế có thể bao gồm các nhóm công việc sau.

Khảo sát và tiếp nhận yêu cầu

• Ghi nhận hiện trạng mặt bằng và các điều kiện cần lưu ý.
• Tiếp nhận bản vẽ, quy định của tòa nhà và yêu cầu vận hành.
• Xác định số lượng nhân sự, phòng ban và nhu cầu lưu trữ.
• Làm rõ phong cách, nhận diện thương hiệu, ngân sách và tiến độ dự kiến.

Khách hàng nên xác nhận chi phí khảo sát, đo đạc và di chuyển đã nằm trong báo giá hay được tính riêng.

Thiết kế bố trí mặt bằng

Hồ sơ có thể thể hiện vị trí khu làm việc, phòng họp, phòng quản lý, khu tiếp khách, pantry, kho và lối giao thông. Báo giá cần nêu số phương án được đề xuất và thời điểm chốt mặt bằng trước khi triển khai phối cảnh.

Thiết kế ý tưởng và phối cảnh 3D

Phần ý tưởng thường thể hiện định hướng màu sắc, vật liệu, ánh sáng và hình ảnh không gian. Cần thống nhất số góc phối cảnh hoặc phạm vi không gian được dựng hình. Không nên mặc định mọi phòng đều có phối cảnh nếu hợp đồng không ghi rõ.

Hồ sơ bản vẽ kỹ thuật

Tùy phạm vi dịch vụ, hồ sơ có thể gồm:

• Mặt bằng bố trí nội thất.
• Mặt bằng sàn và trần.
• Bản vẽ vách, cửa và các chi tiết hoàn thiện.
• Định vị đèn, ổ cắm, công tắc và thiết bị liên quan.
• Chi tiết đồ nội thất đặt riêng.
• Danh mục vật liệu, màu sắc và mã hoàn thiện khi đã được lựa chọn.

Thiết kế nội thất không mặc nhiên bao gồm toàn bộ hồ sơ kết cấu, điều hòa, phòng cháy chữa cháy, mạng dữ liệu hoặc thủ tục xin phép của tòa nhà. Các phần việc này cần được ghi rõ là có bao gồm, phối hợp hay loại trừ.

Hỗ trợ trong giai đoạn thi công

Giám sát tác giả, giải đáp bản vẽ, duyệt mẫu vật liệu và kiểm tra sự phù hợp với thiết kế có thể là dịch vụ riêng. Cần phân biệt công việc này với quản lý thi công hoặc giám sát chất lượng xây dựng.

Nếu doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ, có thể yêu cầu một báo giá thiết kế thi công nội thất và đề nghị tách riêng phí thiết kế, chi phí thi công cùng các hạng mục mua sắm.

Những yếu tố làm thay đổi chi phí thiết kế văn phòng

Diện tích và phạm vi cải tạo

Diện tích ảnh hưởng đến khối lượng khảo sát, bố trí và triển khai hồ sơ. Tuy nhiên, hai văn phòng có cùng diện tích vẫn có thể có chi phí thiết kế văn phòng khác nhau nếu số lượng phòng chức năng hoặc phạm vi cải tạo không giống nhau.

Hiện trạng mặt bằng

Mặt bằng bàn giao thô, văn phòng đang sử dụng hoặc không gian cần tháo dỡ sẽ đặt ra các yêu cầu khảo sát khác nhau. Hạn chế từ hệ thống kỹ thuật hiện hữu và quy định của tòa nhà cũng có thể làm tăng thời gian phối hợp.

Mức độ chi tiết của hồ sơ

Hồ sơ chỉ dừng ở bố trí và ý tưởng sẽ khác với bộ hồ sơ có đầy đủ chi tiết sản xuất đồ nội thất, chỉ dẫn vật liệu và bản vẽ phối hợp kỹ thuật. Khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên nêu mục đích sử dụng hồ sơ: tham khảo ý tưởng, mời thầu hay đưa trực tiếp vào thi công.

Mức độ tùy biến của nội thất

Đồ nội thất sản xuất theo thiết kế riêng, chi tiết trang trí đặc thù hoặc yêu cầu tích hợp nhận diện thương hiệu thường cần nhiều thời gian phát triển hơn sản phẩm có sẵn.

Số phương án và số vòng chỉnh sửa

Mỗi phương án bổ sung hoặc thay đổi sau khi đã duyệt một giai đoạn đều có thể làm tăng khối lượng công việc. Báo giá nên tách rõ số phương án ban đầu, số vòng chỉnh sửa đã bao gồm và cách xử lý yêu cầu ngoài phạm vi.

Tiến độ thực hiện

Dự án cần hoàn thành trong thời gian ngắn có thể yêu cầu tăng nguồn lực hoặc triển khai song song nhiều phần việc. Để báo giá chính xác hơn, khách hàng nên cung cấp ngày dự kiến bàn giao mặt bằng, thời điểm cần hồ sơ và kế hoạch khai trương.

Địa điểm khảo sát và số lượng mặt bằng

Với dự án tại Hà Nội, địa chỉ cụ thể vẫn cần được cung cấp để xác định điều kiện khảo sát và quy định của tòa nhà. Dự án có nhiều tầng, nhiều chi nhánh hoặc nằm ngoài khu vực phục vụ thông thường có thể phát sinh thêm công việc đo đạc và di chuyển.

Cách xác định số vòng chỉnh sửa và chi phí phát sinh

Một vòng chỉnh sửa nên được hiểu là một lần khách hàng tổng hợp phản hồi và gửi cho đơn vị thiết kế. Để tránh kéo dài tiến độ, doanh nghiệp có thể áp dụng các nguyên tắc sau:

1. Chỉ định một đầu mối tổng hợp ý kiến từ ban lãnh đạo và các phòng ban.
2. Duyệt lần lượt mặt bằng, ý tưởng, phối cảnh và hồ sơ kỹ thuật.
3. Gửi phản hồi thành một danh sách thống nhất thay vì nhiều yêu cầu rời rạc.
4. Xác nhận bằng văn bản sau mỗi giai đoạn.
5. Lập phụ lục khi thay đổi diện tích, công năng, phong cách hoặc yêu cầu đã được duyệt.

Báo giá cần nêu rõ chỉnh sửa nào nằm trong phạm vi và trường hợp nào được coi là phát sinh. Cách tính phần phát sinh cũng nên được thống nhất trước, chẳng hạn theo hạng mục, theo thời gian hoặc theo báo giá bổ sung.

Mẫu cấu trúc dự toán thiết kế không gắn số tiền

Bảng dưới đây là mẫu cấu trúc để kiểm tra báo giá, không phải bảng giá hiện hành của FUHOME.

Ngoài tổng phí, dự toán nên thể hiện điều kiện thanh toán, thời hạn hiệu lực, thuế áp dụng, tiến độ bàn giao và định dạng file khách hàng nhận được.

Biểu mẫu yêu cầu báo giá thiết kế nội thất văn phòng

Doanh nghiệp có thể sao chép mẫu dưới đây và gửi qua biểu mẫu liên hệ của noithatfuhome.com:

• Tên doanh nghiệp:
• Người liên hệ:
• Địa chỉ dự án tại Hà Nội hoặc khu vực khác:
• Diện tích mặt bằng cần thiết kế:
• Tình trạng hiện tại: Bàn giao thô, đang sử dụng, cần cải tạo hoặc thông tin khác.
• Số lượng nhân sự dự kiến:
• Các khu vực cần có: Khu làm việc, phòng họp, phòng quản lý, lễ tân, pantry, kho hoặc khu vực khác.
• Phong cách hoặc hình ảnh tham khảo:
• Yêu cầu nhận diện thương hiệu:
• Phạm vi hồ sơ mong muốn: Mặt bằng, 3D, bản vẽ kỹ thuật, chi tiết đồ nội thất hoặc hồ sơ khác.
• Số phương án mong muốn:
• Tiến độ cần hoàn thành:
• Ngân sách dự kiến: Có thể cung cấp khoảng ngân sách để tư vấn phạm vi phù hợp.
• Nhu cầu thi công: Chỉ thiết kế hoặc thiết kế và thi công.
• Tài liệu đính kèm: Bản vẽ mặt bằng, ảnh hiện trạng, quy định của tòa nhà và tài liệu nhận diện.

Thông tin càng rõ thì báo giá càng dễ phản ánh đúng khối lượng công việc. Nếu chưa có bản vẽ hiện trạng, khách hàng nên đề nghị đơn vị tư vấn xác nhận có cần khảo sát trước khi báo giá chính thức hay không.

Cách so sánh báo giá giữa các đơn vị

Không nên chỉ so sánh tổng tiền. Một báo giá thấp hơn có thể đi kèm phạm vi hồ sơ khác hoặc chưa bao gồm các phần việc cần thiết. Khi đánh giá phí thiết kế nội thất văn phòng, hãy kiểm tra:

• Diện tích và khu vực tính phí có giống nhau không.
• Số phương án mặt bằng và phối cảnh có được ghi rõ không.
• Danh mục bản vẽ kỹ thuật có đủ để phục vụ mục đích dự án không.
• Số vòng chỉnh sửa đã bao gồm là bao nhiêu.
• Có thiết kế chi tiết đồ nội thất đặt riêng hay không.
• Khảo sát, di chuyển và hỗ trợ tại công trường được tính thế nào.
• Thuế và các chi phí bên thứ ba đã được thể hiện chưa.
• Quyền sử dụng hồ sơ và định dạng file bàn giao có rõ ràng không.
• Tiến độ, mốc duyệt và trách nhiệm cung cấp thông tin của mỗi bên đã được xác định chưa.

Một báo giá minh bạch cần giúp khách hàng hiểu mình sẽ nhận được sản phẩm gì, vào thời điểm nào và điều kiện nào dẫn đến chi phí bổ sung.

Quy trình nhận báo giá và triển khai thiết kế

Quy trình có thể thay đổi theo từng dự án, nhưng thường nên có các bước kiểm soát sau:

1. Gửi yêu cầu: Cung cấp diện tích, địa điểm, hiện trạng, nhu cầu công năng và tiến độ.
2. Trao đổi hoặc khảo sát: Làm rõ điều kiện mặt bằng và phạm vi dịch vụ.
3. Nhận đề xuất: Kiểm tra cách tính phí, hồ sơ bàn giao, số vòng chỉnh sửa và các khoản loại trừ.
4. Thống nhất hợp đồng: Xác nhận tiến độ, mốc thanh toán, trách nhiệm và quy trình xử lý phát sinh.
5. Duyệt theo giai đoạn: Chốt mặt bằng trước khi phát triển phối cảnh, sau đó mới triển khai hồ sơ kỹ thuật.
6. Bàn giao hồ sơ: Đối chiếu danh mục bản vẽ, định dạng file và phạm vi hỗ trợ trong giai đoạn thi công.

Để nhận báo giá thiết kế nội thất văn phòng phù hợp với mặt bằng thực tế, hãy gửi biểu mẫu yêu cầu cùng bản vẽ và ảnh hiện trạng qua kênh liên hệ chính thức của FUHOME. Mức phí chỉ nên được xác nhận sau khi phạm vi thiết kế, sản phẩm bàn giao và số vòng chỉnh sửa đã được làm rõ.

Xem thêm

• Thiết kế nội thất nhà phố: Quy trình và hồ sơ